CCSS espera pagar a finales de agosto 17 mil facturas pendientes por cambio de sistema
Para lograrlo, la institución triplicará a partir de la próxima semana el personal dedicado a validar y realizar los depósitos. La idea es retomar el ritmo previo a la implementación del ERP.
Poner al día las 17.000 facturas pendientes de pago a proveedores tras la implementación del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) tomará más de un mes.
La Gerencia Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) estima que será hasta finales de agosto que se pueda atender el total que se acumuló durante la implementación de la novedosa herramienta tecnológica, que vino a centralizar 15 plataformas diferentes e introducir funciones que no existían antes.
Para lograrlo, la institución triplicará provisionalmente el personal destinado a esa labor a partir de la próxima semana, anunció el jueves el gerente financiero, Gustavo Picado, durante una sesión de Junta Directiva.
"La continuidad de servicios depende efectivamente del suministro de bienes y servicios por parte de los proveedores. Se han venido tomando decisiones en diferentes líneas; una en particular es reforzar el equipo que está dedicado al proceso de validación y pago de facturas. Estamos aumentando de ocho funcionarios de planta a 30, quienes están en proceso de capacitación", detalló el gerente.
La idea es que este grupo se dedique a la carga masiva de facturas para generar las cuentas por pagar. Posteriormente, esa información será verificada mediante diferentes datos, como la factura electrónica o la cuenta bancaria internacional (IBAN) del proveedor. Toda esa labor debe hacerse de manera manual, pero es necesaria para asegurar los depósitos.
En ese proceso, la institución cuenta con la asesoría de la firma consultora PriceWaterhouseCoopers (PwC).
"Hoy estamos pagando, en un día normal, alrededor de 120 facturas. Antes pagábamos 600 o 700 al día. Y con este equipo ya capacitado y entrenado lo que esperamos es que a mediados de la otra semana podamos tener una capacidad similar a la que teníamos antes. Hay una normal curva de aprendizaje de los nuevos integrantes al equipo del Área de Tesorería General, pero nosotros esperamos que, con 600 a 700 facturas diarias, la cantidad de facturas que tenemos hoy esté pagada a finales del mes de agosto", señaló Picado.
Según el funcionario, durante junio —cuando se puso en marcha el nuevo sistema— se efectuaron pagos por ¢16.000 millones a proveedores, mientras que al 10 de julio, el monto ascendía a ¢20.691 millones.
No obstante lo anterior, con la implementación de la nueva herramienta se acumularon alrededor de 17.000 cuentas por pagar a proveedores, por servicios públicos y financieros. Estas se arrastran desde finales de mayo, cuando se efectuó un proceso de “cierre de recepción de facturas”, con el que se determinaron e hicieron los pagos que debían hacerse mediante los mecanismos anteriores al ERP.
Sin embargo, únicamente el 35% de ese total cuenta con la documentación de respaldo y la debida autorización de desembolso, de acuerdo con la institución.
Por ello es que desde la Gerencia Financiera se hizo una instancia para que los centros de salud y las unidades administrativas remitan la información que respalda el 65% de las cuentas por pagar pendientes hasta la fecha.
Durante la sesión de Junta Directiva se aclaró que la institución no afronta dificultades financieras que impidan hacer los pagos de las facturas, sino que ello responde al rezago asociado con la estabilización de la nueva plataforma.
Asimismo, se establecieron como prioridades la cancelación de obligaciones legalmente establecidas, los servicios públicos y los proveedores.
Otros acuerdos
La exposición de Gustavo Picado se dio en el marco de un informe efectuado por el Comité Ejecutivo de Alta Gerencia integrado para estabilizar el nuevo sistema.
Ese órgano lo conforman, además, la presidenta ejecutiva, Mónica Taylor, el resto de los gerentes y la Dirección de Tecnologías y Comunicación (DTIC), con el apoyo de los consultores expertos de PwC y la empresa implementadora Qintess.
Además del tema financiero, en la hoja de ruta trazada por el Comité Ejecutivo está el restablecimiento del flujo de inventarios, así como del Sistema Integrado de Farmacias (SIFA) con el Centro de Almacenamiento y Distribución (ALDI).
En lo que respecta al flujo de inventarios, se trazó como fecha límite el 30 de julio próximo para fortalecer la interfaz de la mencionada herramienta con el ERP, realizar la toma física de inventarios, habilitar totalmente los roles y fortalecer la capacitación.
Mientras que, respecto al Centro de Almacenamiento y Distribución, se dará seguimiento a pruebas adicionales a interfaces, su activación y la conciliación de saldos.
Taylor subrayó que las acciones implementadas buscan la estabilización del sistema para evitar que se ponga en riesgo la vida de los pacientes, ya sea por desabastecimiento de tratamientos o por la suspensión de servicios clave.
